Comme le veut la procédure, les conversations téléphoniques des Présidents américains avec leurs homologues étrangers sont planifiées à l'avance. Leur scenario est très élaboré: des consultations avec des hauts fonctionnaires, tels que le conseiller à la sécurité nationale, sont également prévues. Les conseillers du chef d'État américain et le personnel de la Maison-Blanche assistent à la conversation à l'issue de laquelle un communiqué officiel est publié.
En avril 2017 par exemple, le personnel de l'administration Trump n'avait pas été mis au courant de son entretien avec le Premier ministre canadien Justin Trudeau, apprenant l'existence du coup de fil suite à la publication de son résumé par la présidence canadienne.
«Nous n'avions aucune idée de ce qui s'est passé», a raconté un haut fonctionnaire américain cité par The Washington Post.
Après cet incident, des fonctionnaires américains ont fait part avec insistance au Président américain de sa nécessité de suivre le protocole régit par la loi fédérale et de n'échanger avec ses homologues étrangers qu'à l'aide de téléphones dotée d'équipements d'enregistrement appropriés, dans la salle de crise de la Maison-Blanche.
The Washington Post souligne également que le manque de préparation ajoute bien des surprises aux discussions avec les contacts étrangers de M. Trump. En effet ce dernier se donne rarement la peine de consulter le bulletin d'information du soir listant les potentielles questions des conversations téléphoniques à venir.
